POSSIBILITÉ D’EMPLOI – SECRÉTAIRE D’ÉCOLE
La Commission scolaire Riverside est à la recherche de personnes disponibles pour faire du remplacement de personnel comme secrétaire d’école, sur appel. L’embauche pourrait éventuellement mener à un emploi régulier.
NATURE DU TRAVAIL : Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.
TÂCHES : Planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives, fait le suivi et effectue les rappels appropriés. Répond aux demandes et doléances et apporte des solutions dans la mesure de sa compétence; informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés. Collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; effectue la tenue des livres comptables de l’école et des activités parascolaires, le paiement des factures et les dépôts bancaires; concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement. Compile les demandes de matériel du personnel de l’école, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution. Dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et voit au remplacement du personnel absent. Responsable de la tenue de registres et dossiers concernant l’inscription des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; remplit divers formulaires. Répond aux besoins des élèves; au besoin, prodigue les premiers soins. Examine le courrier, prépare les réponses, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée. Rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service, des infolettres ou des communiqués; participe à l’élaboration du système de classement; archive les documents de l’école selon la politique en vigueur. Utilise les logiciels Word, Excel, Dofin, Achat et GPI. Peut être appelé à maintenir le site web de l’école et à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS : DEP en secrétariat ou diplôme de 5e secondaire ou diplôme ou attestation d’études dont l’équivalence est reconnue et quatre (4) années d’expérience pertinente.
AUTRES EXIGENCES : Connaissance en bureautique. Excellente connaissance de la langue anglaise et française, parlée et écrite. Titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans, attestant la réussite d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8) heures ou un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours de huit (8) heures.
La Commission scolaire communiquera seulement avec les candidats choisis pour une entrevue.
La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.